notre règlement intérieur

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur est rédigé par le Conseil Collégial. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association, dont les objectifs sont :

  • Offrir un cadre d’achat convivial et solidaire, fonctionnant sur le principe de la coopération et de l’égalité entre les membres dans une optique non lucrative et de gestion désintéressée et en assurant la transparence totale des actes d’achats, de ventes, de gestion et d’administration,
  • Promouvoir une consommation basée sur des produits choisis et pris en charge par ses membres,
  • Permettre à ses membres de maitriser la qualité et le coût de leur consommation alimentaire,
  • Favoriser le maintien, voire l’installation, de producteurs locaux respectueux de l’environnement,
  • Proposer une alternative à la grande distribution et ses conséquences destructrices en matière de développement durable,
  • Créer un lieu de rencontre et de partage de savoir-faire ouvert sur la vallée et solidaire, entre autre autour de l’alimentation et de la consommation.

Son contenu est présenté par les membres du Conseil Collégial et ses modifications sont approuvées lors des Assemblées générales selon les modalités prévues dans les statuts.

Tout membre de l’association peut proposer une ou plusieurs modifications. Elles devront être adressées à un membre du Conseil Collégial, et seront soumises à l’approbation de la prochaine Assemblée Générale.

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association. Il est adressé à tous les membres et à chaque candidat à l’adhésion et à chacune de ses modifications, et est annexé aux statuts de l’association. Il est disponible dans les locaux de l’association et sur son site internet.

L’objectif de ce règlement intérieur n’est pas de figer le fonctionnement de l’association, mais de faire état des règles élaborées collectivement, telles qu’elles sont à un moment donné, pour en faciliter leur communication et leur évolution.

LES FONDAMENTAUX

Les membres de l’association ont choisi à l’unanimité lors de son Assemblée générale constitutive du 21 Mai 2020 un fonctionnement en coopérative autogérée.

Définition de la coopérative

Une coopérative est une association autonome de personnes réunies volontairement et bénévolement pour satisfaire leurs aspirations et besoins économiques, sociaux, culturels communs et où le pouvoir est exercé démocratiquement.

Les valeurs de notre coopérative

  • Bienveillance et respect entre nous : nos intentions et nos paroles permettent d’établir des relations de qualité et d’écoutePromouvoir une consommation basée sur des produits choisis et pris en charge par ses membres,
  • Justice et Egalité entre tous : le temps de chacun a la même valeur et nous avons tous les mêmes droits
  • Autonomie de chacun : chacun peut prendre des initiatives pour l’association
  • Responsabilité de chacun : chacun est responsable de sa participation et de ses actions pour l’association
  • Honnêteté et Confiance : nous nous faisons mutuellement confiance pour le bon fonctionnement de l’association
  • Démocratie directe : chacun peut exprimer ses idées et contribuer à leur réalisation
  • Ouverture d’esprit : personne ne détient la vérité absolue et accepte les idées différentes des siennes et plus généralement nos différences
  • Convivialité : chacun peut participer à l’animation de l’association de manière agréable et détendue pour favoriser les échanges et les belles rencontres
  • Responsabilité sociétale : l’association contribue à un monde meilleur et respectueux de la planète et des êtres vivants

Définition de l’autogestion

L’autogestion est définie par le fait, pour un groupe d’individus, de prendre des décisions concernant ce groupe, par chacun des membres du groupe, dans le respect des statuts et du présent règlement, sans porter atteinte à l’association ou à ses membres.

L’autogestion est définie plus politiquement, par :

  • l’affirmation de l’aptitude des humains à s’organiser sans dirigeant.
  • la suppression de toute distinction entre dirigeants et dirigés,
  • la transparence et la légitimité des décisions,
  • la non-appropriation par certains des richesses produites par la collectivité

CONCEPT

L’association est une « coopérative alimentaire », c’est-à-dire une épicerie autogérée fondée sur le bénévolat, axée sur l’achat de produits choisis par les membres et respectueux de nos valeurs, et la revente de ces produits à prix coutant.

L’association privilégie les fournisseurs et les producteurs qui respectent les mêmes valeurs.

Les achats sont réservés aux membres qui participent au bon fonctionnement de l’association, depuis les tâches pratiques jusqu’aux réflexions et décisions d’organisation et d’évolution, ainsi qu’au financement de son fonctionnement.

L’association est aussi un lieu de vie, de partage et d’échange ouverts à toutes personnes.

    FONCTIONNEMENT

    Participations

    L’association est autogérée comme définie dans le paragraphe LES FONDAMENTAUX et son organisation repose sur l’engagement des membres sur 2 participations :

    La participation mensuelle bénévole au fonctionnement de l’association

    Le groupe Participation Bénévole consulte l’ensemble des membres pour estimer le temps nécessaire au fonctionnement du mois à venir, en tenant compte des commandes, des ouvertures et des animations prévues, de la communication, de la participation à des événements ainsi que des tâches administratives récurrentes.

    Ce groupe met en place le planning en fonction des besoins de l’association. Il communique le ratio moyen par membre et par mois, pour que chacun puisse se mobiliser en fonction de ses disponibilités personnelles et sa motivation.

    Le bon fonctionnement de l’association repose sur une participation mensuelle minimum par membre. La durée de cette participation est laissée au libre choix de chacun. Les membres acceptent collectivement la responsabilité de restreindre certaines actions faute de participation suffisante, dont les ouvertures du local.

    La participation mensuelle aux frais

    Au moins 3 membres du Conseil Collégial, renouvelés régulièrement, participent au groupe Budget pour estimer le montant des dépenses de fonctionnement à venir : exemples : loyer, assurance, eau, électricité, frais bancaires, publicité, communication…

    Le groupe Budget définit cette participation mensuelle aux frais en divisant les dépenses par le nombre de membres au dernier jour du mois. Les données de ce calcul sont affichées dans le local et sur le site internet.

    Cette participation est une condition impérative pour bénéficier des achats de produits de l’association.

    Porte-monnaie virtuel

    Chaque membre dispose d’un porte-monnaie virtuel sur le logiciel de gestion pour payer ses achats ou participer à une commande groupée. Chaque membre s’engage à alimenter par virement bancaire son porte-monnaie virtuel avant de faire ses achats.

    Le montant disponible sur l’ensemble des porte-monnaies virtuels permet à l’association de passer les commandes et payer les fournisseurs et producteurs. L’association s’appuie donc sur la responsabilité de chacun pour alimenter suffisamment son portemonnaie virtuel et lui permettre de fonctionner correctement.

    Chaque membre garde en tête que chaque virement sur le porte-monnaie virtuel génère un travail administratif pour l’équipe en charge de la Trésorerie. Aussi, limiter le nombre de virements permet de limiter le bénévolat de cette équipe.

    Achats et paiement

    Pour faire leurs achats, les membres doivent être munis de contenants pour emporter les produits en vrac, et de sacs.

    Chacun se sert librement en manipulant les produits en vrac le moins possible par mesure d’hygiène et en pensant à bien refermer les contenants.

    A la fin de ses achats, le membre demande à un autre membre présent de passer ses achats en caisse sur le logiciel de gestion dans la limite de son porte-monnaie virtuel.

    Le choix des fournisseurs

    Pour respecter nos valeurs, chaque fournisseur devra s’engager à :

    • respecter notre liberté de choix du prix des produits
    • respecter les lois, en particulier la fiscalité et le droit social
    • respecter l’égalité de traitement de ses salariés
    • nous communiquer l’origine de ses produits et les éventuels lieux de transformation et d’emballage
    • être transparent sur les traitements subis par les produits
    • éviter tout conflit d’intérêts, exemple en participant lui-même à l’achat de ses propres produits
    • à livrer sur rendez-vous à une date et heure précise et prévue dès la commande

    Commandes de nouveaux produits

    Chacun des membres peut proposer un produit qui n’est pas encore vendu par l’association à condition de :

    • Mettre en place d’une pré-commande de ce produit sauf en cas d’opportunités à moins de 50€
    • Etablir un devis avec les quantités de la pré-commande majorées d’environ 20%, le montant total de la commande, le prix de transport avec rendez-vous et les conditions de livraison
    • Obtenir un accord du Trésorier qui aura vérifié la cohérence de la commande par rapport aux commandes précédentes et le solde bancaire de l’association pour engager la dépense
    • S’assurer de la présence de membres en quantité suffisante pour le jour de réception de la commande afin d’étiquetter, de distribuer et mettre les produits commandés en rayon.

    Commandes pour approvisionner le stock

    Une étiquette de fin de stock permet de faire remonter l’information de rupture dans une banette Appros.

    Chaque séance de commandes réunit au moins 3 membres à tour de rôle, si possible avec une personne qui assure la transmission d’une séance à l’autre. C’est l’occasion de discuter de retraits de références ou de nouvelles références.

    La prise de commande consiste à évaluer les besoins, le rythme d’écoulement des stocks, le succès ou non-succès de certains produits… à établir un bon de commande, à vérifier les tarifs, à contacter le fournisseur, à vérifier si le solde en banque de l’association est suffisant, à gérer la livraison, à organiser la réception et la mise en rayon, à saisir les nouvelles références dans le logiciel de gestion et à y actualiser les stocks, à archiver les documents (tarifs à jour, bon de commande, facture)… afin de permettre le suivi par les autres membres.

      Ouvertures de l’épicerie

      L’épicerie sera ouverte pour la vente les jeudis de semaine impaire de 18H30 à 20H30 et les samedis de semaine paire de 10H00 à 12H00 à condition que le nombre de membres inscrits 48 heures à l’avance soit supérieur ou égal à 2 (planning sur MonEpi).

      L’épicerie restera fermée si le nombre d’inscriptions est insuffisant pour assurer un accueil de qualité et sécurisé. Chacun des membres est responsable de vérifier sur le planning si l’ouverture a bien lieu.

      En cas de jour férié, l’ouverture sera différée au mieux en fonction des contraintes de chacun et du calendrier.

      A chaque ouverture, au moins deux membres assurent une présence de l’ouverture du local à sa fermeture, pour accomplir des tâches telles que l’installation, la vérification d’une partie des stocks, le passage en caisse des achats dans le logiciel de gestion, le rangement et le partage des actualités du moment.

        Animation de la vie coopérative

        Chaque membre peut se sentir libre de proposer toute animation ouverte au public ou pas dans le respect des valeurs de l’association.

        Ce membre rassemble au moins 2 autres membres pour mettre en place l’organisation de l’animation.

        L’animation pourra avoir lieu à partir du moment où les inscriptions rassemblent un nombre de participants au moins égal au nombre d’organisateurs.

        La vente directe aux membres pendant l’animation ou après n’est pas souhaitée.

        Si certains membres ont envie de passer une commande, ils peuvent suivre la procédure « Commande de nouveaux produits ».

          Gestion comptable

          Au sein du Conseil Collégial de L’association, 4 personnes sont désignées signataires du compte en banque.

          Un « Groupe Compta » sera composé des membres qui s’engagent au suivi de la comptabilité pour une durée d’au moins 6 mois. Pour assurer une continuité minimum, il est préférable que le renouvellement ne dépasse pas la moitié du groupe.

            Communication et gestion informatique

            Règles d’usage des mailing-lists

            Ces listes de diffusion ont pour but de communiquer à l’ensemble des membres des informations et documents importants relatifs à leur participation dans la vie de l’association, et uniquement en lien avec l’association. Il est très vivement recommandé de limiter le nombre des envois aux messages qui nécessitent réellement d’être diffusés auprès de tous, et surtout, d’éviter de « répondre à tous » si la réponse ne concerne que la personne qui a émis le message.

            conseil@abeilles-vallee.org diffuse à tous les membres du conseil collégial à partir de n’importe quel email émetteur, c’est cet email qui sera rendu public et publié sur le site internet pour toute demande de contact. Les membres répondront en mettant en copie cette liste de diffusion pour indiquer aux autres qu’il a répondu.

            abeilles@idealiste.fr diffuse à tous les membres à jour de leurs participations (seuls les emails inscrits sur la liste peuvent y poster)

            coop@idealiste.fr diffuse à tous les sympathisants (seuls les emails inscrits sur la liste peuvent y poster)

            Adhésion

            Chacun des membres peut proposer un produit qui n’est pas encore vendu par l’association à condition de :

            1. Je lis les statuts et le réglement intérieur et j’y adhère
            2. A domicile ou pendant les créneaux dédiés à cela, je m’inscris sur http://abeilles-vallee.org/monepi/
            3. Je fais mon virement de préférence par tranche de 10€ sur le compte de l’association et je recharge mon porte-monnaie virtuel sur MonEpi du même montant
            4. Je paie mon adhésion unique et personnelle sur MonEpi à 1€
            5. Je planifie ma participation et je choisis mon créneau chaque mois suivant le planning et mes envies. Je suis pleinement responsable de ma participation à l’association. Je peux échanger ponctuellement ma participation avec un autre adhérent.
            comment devenir coopérateur ?